El secreto para una gestión eficaz del tiempo es … ¿dividir en tomates en lugar de en horas 🤣🤣🤣? Puede parecer una tontería al principio, pero millones de personas confían en el poder transformador de la técnica Pomodoro. (Pomodoro es tomate en italiano. 🍅)
Este popular método de administración del tiempo te pide que alternes “pomodoros” (sesiones de trabajo enfocadas) con breves descansos frecuentes para promover la concentración sostenida y evitar la fatiga mental.
Prueba la Técnica Pomodoro si …
- Encuentras pequeñas distracciones que a menudo destrozan toda la jornada laboral
- Trabajas constantemente más allá del punto de productividad óptima
- Eres demasiado optimista cuando se trata de cuánto puedes hacer en un día (¿no lo somos todos?)
- Disfrutas del establecimiento de objetivos gamificado (en forma de juego)
¿Qué es la Técnica Pomodoro?
La Técnica Pomodoro fue desarrollada a finales de los 80 por el entonces universitario Francesco Cirillo. Cirillo estaba teniendo dificultades para concentrarse en sus estudios y completar las tareas. Sintiéndose abrumado, se pidió a sí mismo comprometerse con solo 10 minutos de tiempo de estudio enfocado. Animado por el desafío, encontró un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) y así nació la técnica Pomodoro.
Aunque Cirillo pasó a escribir un libro de 130 páginas sobre el método, su mayor fortaleza es su simplicidad:
- Obtén una lista de tareas pendientes y un temporizador.
- Configura tu temporizador en 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que suene el temporizador.
- Cuando termine tu sesión, marca un pomodoro y registra lo que completaste.
- Luego disfruta de un descanso de cinco minutos.
- Después de cuatro pomodoros, tómate un descanso más largo y reparador de 15 a 30 minutos.
Los sprints de trabajo de 25 minutos son el núcleo del método, pero una práctica Pomodoro también incluye tres reglas para aprovechar al máximo cada intervalo:
- Analiza proyectos complejos. Si una tarea requiere más de cuatro pomodoros, debe dividirse en pasos más pequeños y prácticos. Cumplir con esta regla te ayudará a garantizar un progreso claro en tus proyectos.
- Las pequeñas tareas van juntas. Cualquier tarea que requiera menos de un Pomodoro debe combinarse con otras tareas simples. Por ejemplo, “escribir un post”, “programar una cita con un cliente y “leer un artículo de actualidad” pueden ir juntos en una sola sesión.
- Una vez que se establece un pomodoro, debe sonar. El pomodoro es una unidad de tiempo indivisible y no se puede romper, especialmente para no revisar correos electrónicos entrantes, chats de equipo o mensajes de texto. Debes tomar nota de cualquier idea, tarea o solicitud que surja para volver a consultarla más adelante. Un administrador de tareas digital como Todoist es un gran lugar para estos, pero el lápiz y el papel también sirven.
En el caso de una interrupción inevitable, tómate un descanso de cinco minutos y comienza de nuevo. Cirillo recomienda que hagas un seguimiento de las interrupciones (internas o externas) a medida que ocurren y reflexiones sobre cómo evitarlas en su próxima sesión.
La regla se aplica incluso si terminas la tarea dada antes de que suene el temporizador. Utiliza el resto de tu tiempo para estudiar o mejorar las habilidades o el alcance del conocimiento. Por ejemplo, podrías dedicar más tiempo a leer revistas profesionales o investigar oportunidades para establecer contactos.
Si el sistema parece simple, es porque lo es. La técnica Pomodoro se trata de poner tu mente en la zona para terminar tus tareas.
¿Qué hace que Pomodoro sea tan eficaz?
La tontería arbitraria de usar un tomate como sustituto de las unidades de tiempo contradice la seria efectividad de la Técnica Pomodoro cuando se trata de ayudar a las personas a hacer las cosas. Esto es lo que hace que el método sea especialmente adecuado para aumentar la productividad:
Haciendo que sea fácil comenzar
La investigación ha demostrado que la procrastinación tiene poco que ver con la pereza o la falta de autocontrol. Más bien, posponemos las cosas para evitar los sentimientos negativos. Es incómodo mirar fijamente una gran tarea o proyecto, uno que puede que no esté seguro de cómo hacer o que implica mucha incertidumbre. Así que recurrimos a Twitter o Netflix para mejorar nuestro estado de ánimo, aunque solo sea temporalmente.
Afortunadamente, los estudios también han demostrado una forma efectiva de romper el ciclo de evitación: reduce lo que sea que estés posponiendo en un primer paso pequeño y nada intimidante. Por ejemplo, en lugar de sentarte a escribir una novela, siéntate a escribir durante 5 minutos. ¿Todavía es demasiado difícil? Intenta simplemente sentarte a editar un párrafo. Hacer algo pequeño durante un corto período de tiempo es mucho más fácil de afrontar que tratar de asumir un gran proyecto de una vez.
Esa estrategia para acabar con la procrastinación es exactamente lo que la técnica pomodoro te pide que hagas: divide tus grandes tareas, proyectos u objetivos en algo que solo tienes que hacer durante los próximos 25 minutos. Te mantiene hiper concentrado
Lucha contra las distracciones
Si alguna vez has sido interrumpido cuando estabas en un estado de “flow”, sabes lo difícil que puede ser recuperar la concentración. Sin embargo, el flujo constante de información que llega a través de correos electrónicos, chats de equipo y notificaciones de redes sociales exige cada vez más nuestra atención.
Si bien sería bueno culpar a la tecnología de todo, estudios recientes sugieren que más de la mitad de todas las distracciones del día laboral son autoinfligidas, lo que significa que nos desenfocamos. En el momento, puede ser fácil justificar estos tirones internos: “Este correo electrónico es demasiado importante para esperar” o “Me tomó menos de un minuto revisar mi Twitter; no es una distracción real “.
¡Pero esas pequeñas interrupciones se acumulan! No es solo el tiempo que pierdes en distracciones, también se necesita tiempo y energía para volver a enfocar tu atención. Después de cambiar de marcha, nuestras mentes pueden demorarse en la tarea anterior durante más de 20 minutos hasta recuperar la concentración completa. Darse un capricho al impulso de consultar Facebook “sólo por un minuto” puede convertirse en 20 minutos de intentar retomar la tarea.
La Técnica Pomodoro te ayuda a resistir todas esas interrupciones y a volver a entrenar su cerebro para concentrarse. Cada pomodoro está dedicado a una tarea y cada descanso es una oportunidad para reiniciar y devolver su atención a lo que debería estar trabajando.
Ser más consciente de a dónde va tu tiempo
Al planificar nuestros proyectos futuros, la mayoría de nosotros somos víctimas de la falacia de la planificación: nuestra tendencia a subestimar enormemente el tiempo necesario para completar las tareas futuras, incluso cuando sabemos que tareas similares han llevado más tiempo en el pasado. Tu yo presente imagina a tu yo futuro operando bajo circunstancias y restricciones de tiempo completamente diferentes.
La técnica Pomodoro puede ser un arma valiosa contra los problemas de la planificación. Cuando comienzas a trabajar en sesiones breves y cronometradas, el tiempo ya no es un concepto abstracto sino un evento concreto. Se convierte en un pomodoro, una unidad de tiempo y esfuerzo. A diferencia de la idea de 25 minutos de “trabajo” general, el pomodoro es un evento en el que las medidas se centran en una sola tarea (o en varias tareas simples).
El concepto de tiempo cambia de negativo – algo que se ha perdido – a una representación positiva de los eventos cumplidos. Cirillo llama a esto “invertir el tiempo” porque cambia la percepción del tiempo que pasa de una fuente abstracta de ansiedad a una medida exacta de productividad. Esto conduce a estimaciones de tiempo mucho más realistas.
Cuando utilizas la técnica Pomodoro, tienes una medida clara de tu tiempo finito y sus esfuerzos, lo que te permite reflexionar y planificar sts días de manera más precisa y eficiente. Con la práctica, podrás evaluar con precisión cuántos pomodoros requerirá una tarea y desarrollar hábitos de trabajo más consistentes.
Gamificando tu productividad
Cada pomodoro brinda la oportunidad de mejorar el anterior. Cirillo sostiene que “la concentración y la conciencia conducen a la velocidad, un pomodoro a la vez”.
La técnica Pomodoro es accesible porque se trata más de consistencia que de perfección. Cada sesión es un nuevo comienzo para reevaluar sus objetivos, desafiarse a sí mismo a concentrarse y limitar las distracciones. Puede hacer que el sistema funcione para usted.
Motívese para aprovechar su éxito estableciendo la meta de agregar un pomodoro adicional cada día. Ponte a prueba para terminar una gran tarea en un número determinado de pomodoros. Intente establecer un número objetivo de pomodoros para cada día sin romper la cadena. Pensar en tomates en lugar de horas es simplemente más divertido.
Consejos rápidos para pomodoro
Si bien los intervalos de trabajo / descanso de 25/5 minutos son el corazón de la Técnica Pomodoro, hay algunas cosas que puede hacer para que sus pomodoros sean más efectivos:
Planifica tus pomodoros con anticipación
Tómate 15 minutos al comienzo de tu jornada laboral (o al final si está planeando para el día siguiente), para planificar tus pomodoros. Toma tu lista de tareas del día y observa cuántos pomodoros tomará cada tarea. (Recuerda, las tareas que requieren más de 5 pomodoros deben dividirse en tareas más pequeñas y manejables. Las tareas más pequeñas, como responder correos electrónicos, se pueden agrupar en un solo pomodoro).
Si trabajas una jornada laboral de 8 horas, asegúrate de que tus pomodoros del día no superen los dieciséis. Si lo hacen, pospón las tareas menos urgentes / menos importantes para más adelante en la semana.
¿Cuántos pomodoros hay en un día?
Con el tiempo, tendrás una mejor idea de cuántos pomodoros de alta calidad eres capaz de completar en un día. Está bien si no son dieciséis completos. La gran mayoría de las personas no son realmente productivas durante las 8 horas completas de una jornada laboral, y aquellos que piensan que probablemente no han prestado suficiente atención. Cuando se trata de pomodoros, desafíate a ti mismo, pero manten el enfoque en la calidad sobre la cantidad.
Experimenta con la longitud de tus pomodoros
Para algunos tipos de trabajo que requieren períodos prolongados en un estado de “concentración” creativo (pensamiento, escritura, composición, etc.), 25 minutos pueden ser demasiado cortos. Prueba sesiones de trabajo prolongadas con descansos más prolongados. Un estudio de DeskTime encontró que un enfoque de 52 minutos y un descanso de 17 minutos es el equilibrio perfecto. Otros prefieren 90 minutos completos con un descanso de 20-30 minutos, basado en ritmos Ultradianos.
Para las tareas que has pospuesto por una razón u otra, 25 minutos pueden ser demasiado tiempo. Si sientes mucha resistencia mental o simplemente no puedes concentrarte durante 25 minutos, prueba con un pomodoro de 15, 10 o incluso 5 minutos.
Para la mayoría de las personas, la mayor parte del tiempo, el punto óptimo estará en el rango de 25 a 50 minutos para la concentración máxima con un descanso de 5 a 15 minutos. Intenta mezclar tus intervalos según tu energía disponible, el tipo de trabajo y cuánto te hace querer enterrar la cabeza en videos lindos de gatitos en YouTube.
Aléjate de las pantallas durante los descansos
No todos los descansos son iguales. Si tus sesiones de trabajo de pomodoro ocurren en tu PC, no te limites a cambiar a Twitter o Instagram cuando suene el temporizador. Dale a tus ojos y cerebro un descanso de las pantallas, ¡eso también significa tu teléfono móvil! Levántate, muévete, estíra, sal, haz una mini meditación, toma un refrigerio o un café, … . Si trabajas desde casa, dobla algo de ropa o pon la lavadora.
Hagas lo que hagas, tu descanso será mucho más refrescante mentalmente si te alejas de la brillante hipnosis de tu portátil o del teléfono.
Utiliza una aplicación para hacer cumplir tus pomodoros
Los humanos somos falibles. No importa qué tan motivado estés al comienzo del día, es realmente difícil ceñirte a tus pomodoros. Hazte responsable con una aplicación de recordatorio de las pausas.
Los mejores te permiten personalizar la duración de tus sesiones de trabajo, cuán molestos quieres que sean tus recordatorios y cuán estrictamente quieres que se cumplan tus descansos. Algunos te bloquearán el acceso a tu PC durante tus descansos.
Cómo usar la técnica pomodoro con Todoist
Ahora que estás convencido de que la Técnica Pomodoro es lo mejor desde el invento de la bombilla, ahora es el momento de poner en práctica el método. A continuación, te indicamos cómo planificar tus pomodoros con Todoist:
Plan
Al comienzo de cada día (o la noche anterior), revisa todos tus proyectos activos y tareas únicas y programa todo lo que deseas lograr para “Hoy”.
Estima cuántos pomodoros tomará cada tarea. Agrega emojis de tomate al final del nombre de la tarea para indicar su estimación pomodoro.
Divide cualquier cosa más grande que cuatro pomodoros en subtareas más pequeñas. Por ejemplo, un proyecto titulado “rediseñar un sitio web” podría necesitar una subtarea del tamaño de un pomodoro como “encontrar 5 sitios web de ejemplo como inspiración”.
Trabajo
Comenzarás tu día con un plan claro de en qué trabajarás durante cada pomodoro. Puedes usar el temporizador de tu teléfono, un temporizador Pomodoro físico o cualquiera de las muchas alternativas digitales como Pomodone que se integra con Todoist.
Una vez que se inicia el temporizador, ¡debe sonar! Mantente enfocado agregando ideas o solicitudes que lleguen como nuevas tareas en tu bandeja de entrada de Todoist.
Cuando se agote el tiempo, puedes revisar la lista, programar tareas urgentes para un pomodoro posterior y archivar las cosas menos urgentes para otro día.
Repetir
Desarrolla tu músculo de concentración haciendo que tu planificación pomodoro sea una rutina diaria. Agrega una tarea en Todoist a la misma hora cada mañana para recordarte que debes planificar tus pomodoros. Desafíate a definir una cierta cantidad de pomodoros cada día, y tómate un tiempo al final para reflexionar sobre lo que salió bien y cómo podrías mejorar tu enfoque en el futuro.
Conclusiones
La técnica pomodoro te permite rendir al 100% incluso si eres una persona a la que le cuesta concentrarse. Usa los consejos que hemos comentado y confirma los que te funcionan y repítelos a diario. Esta técnica es necesario asimilarla y ponerla en práctica a diario. Si eres una persona que es capaz de concentrarse sin problema incluso teniendo distracciones pues revisa si alguna de las ideas puede servirte.
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