En el día a día tenemos infinidad de tareas que debemos hacer pero que no somos capaces de finalizar a tiempo. Muchas veces nos liamos la manta con tareas que quizás nos gustan más pero que realmente no aportan y dejamos otras que no nos gustan pero que deberíamos priorizar. Por ello es muy importante priorizar nuestras tareas para saber qué debemos hacer, qué debemos priorizar, qué debemos delegar y qué no hay que hacer…
Hay una tabla muy sencilla que nos da unas pistas y que realmente funciona… En el eje horizontal se discrimina por Urgente o no urgente y en el vertical entre Importante o no importante. Es esta:
Los ejes que separan dichos cuadrantes son la importancia del tema y la urgencia del mismo. Con esto organizamos nuestras tareas en 4 cuadrantes que nos permiten decidir qué hacer con ellas:
- URGENTE E IMPORTANTE: Debemos hacer esta tarea YA. Es la prioridad máxima. Es importante y es urgente hacerlo por lo que debemos de dejar todo lo demás que estamos haciendo y centrarnos en ello. No debemos dejarnos interrumpir por otros temas mientras la estamos haciendo. Es decir, estas tareas son las que hago primero según empiezo en día y bloqueo el email y teléfono hasta que las acabo.
- NO URGENTE PERO IMPORTANTE: Esta tarea debemos hacerla nosotros pues es importante. No podemos olvidarnos de la misma por lo que es primordial agendar dicha tarea y hacerla cuando nos la fijemos. Posiblemente en esa fecha ya sea importante y a la vez urgente. Si podemos adelantarnos mejor pues evitaremos correr y además dejaremos hueco a posibles urgencias que nos puedan surgir. En esta tarea podemos dejar huecos a interrupciones pues la prisa no es alta, pero debemos hacerla nosotros.
- URGENTE PERO NO IMPORTANTE: Aquí tenemos las tareas que debemos «delegar». Es urgente pero para nosotros «no importante» por lo cual no es parte de nuestras tareas principales. Debemos de buscar a alguien al quien dichas tareas sí sean importantes y que las pueda hacer al momento. Debemos de tener claro quién debe hacerlas y debemos delegárselas. Otro día hablaremos de cómo ha de hacerse pues no es traspasarlo como a nuestra «secretaria».
- NO URGENTE Y NO IMPORTANTE: Directamente borramos la tarea, el email o lo que tengamos que hacer. Es en estos temas donde muchas veces perdemos mucho tiempo pues en ocasiones son tareas que nos gustan aunque no haya que hacerlas. ¡¡OJO CON ESTAS!! Nos puede influir en todas las demás… Todas estas tareas las borramos. Si es nuestro jefe quien nos manda hacerla debemos dejarle claro cuál de las otras debemos suprimir o que nos indique por favor el motivo por el cuál hemos de hacerla.
¿Queda más o menos claro cómo hay que hacerlo? Si tienes dudas te recomiendo que ordenes tus tareas en estos cuadrantes y será más efectiva tu gestión del tiempo…
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