Una de las epidemias del siglo 21 es la “reunionitis”. En todas las organizaciones se han establecido unas rutinas de organizar reuniones que están llevando a la parálisis de las organizaciones.
¿Eres consciente de lo que cuestan esas reuniones? ¿Es realmente necesaria dicha reunión? ¿Hace falta que acudan todos los invitados?
COSTE SALARIAL DE LAS REUNIONES INTERNAS (al año)
Antes de la pandemia ya era una enfermedad muy extendida en muchas compañías pero ahora con las reuniones digitales el tema se ha puesto muy serio y se pasan días enteros de reunión en reunión salvando el mundo y sin cumplir los requisitos mínimos para que haya que hacerla.
¿Cuándo es oportuno montar una reunión?
- Cuando tienes al menos 5 puntos que tratar o alguno de ellos es muy urgente
- Cuando las decisiones que se tomen en la misma se convertirán en acciones inmediatas
- Cuando tienes el material a presentar ya preparado
- Cuando sabes exactamente a quién invitar y cuál es su función en dicha reunión
- Cuando no se puede resolver el tema con un correo
- Cuando la convocas con más de un día de antelación
- Cuando sabes que será un tiempo razonable (el mínimo)
- Cuando la hora de dicha reunión no impide otras tareas importantes
- Cuando tienes todo lo necesario preparado
¿Cuándo no debes montar esa reunión?
- Cuando no cumples alguno de los puntos anteriores
- Cuando el coste de dicha reunión va a ser superior a los beneficios
- Cuando se trata de comunicar una información que no tiene posibilidad de ser modificada
- Cuando no tengas clara la agenda
- Si ya es un tema decidido en firme, ¿para qué volverlo a abrir?
- Si se puede resolver por correo o por teléfono, ¿para qué juntarnos?
- Si el tema no es prioritario y andamos liados, ¿para qué quitar tiempo a todos?
En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente. El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla y definir los objetivos que se pretenden alcanzar
Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que realicemos una reunión deberemos proceder a planificarla adecuadamente. A continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo para que sean verdaderamente efectivas:
1. Antes de la reunión:
- Prepararla con tiempo suficiente para respetar el tiempo de todos.
- Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria para la reunión. A las personas que hay que informar quizás baste un resumen de la reunión.
- Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión, vamos la clásica agenda.
- Enviar el planning a todos los participantes con suficiente antelación.
2. Durante la reunión:
- Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro para ti y para los demás!
- Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
- Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
- Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
- El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia y que nadie acapare la reunión
3. Al finalizar la reunión:
- Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
- Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados, junto con las conclusiones.
- Agradecer la participación de los asistentes.
4. Después de la reunión:
- Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
- De toda reunión debe salir un listado de tareas con sus responsables y tiempos. Si no hay tareas quizás la reunión sobraba.
- Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.
Las reuniones son poderosas si las usamos bien
Todos alguna vez hemos asistido a reuniones de trabajo aburridas, innecesarias, de las que salimos con malas vibraciones y sensación de haber perdido el tiempo, pero no por ello vamos a quitarle su valor como herramienta de comunicación y trabajo en equipo, instrumento necesario para construir climas de colaborativos eficaces y eficientes.
Las reuniones de trabajo permiten monitorear y avanzar en el seguimiento de los proyectos empresariales, además de ser espacios de aprendizaje entre compañeros, pues nos permiten saber en qué “guerra” andan los otros, yendo en un “todos a una”, aunando esfuerzos para la resolución conjunta de los problemas.
Escuchando y compartiendo con los compañeros, evitaremos solapes en funciones y acciones, sentiremos que no vamos solos, que los problemas de los otros no son tan diferentes a los nuestros, generando un espacio de inclusión y participación.
Todos somos además responsables de nuestro tiempo y en nuestra mano está el acudir o no a dicha reunión si vemos que es interesante o sacaremos más provecho haciendo otra tarea.
Pero también debemos respetar a los demás y su tiempo y sólo convocar reuniones que sean realmente necesarias y a las personas indispensables para dicha reunión. Además, a ser posible convoca dicha reunión en las horas que menos afecten a nuestro trabajo diario.
Si tienes dudas de si debes convocar esa reunión, NO LA CONVOQUES, y si tienes dudas de si merece la pena ir a otra, NO VAYAS. ASÍ DE SIMPLE.
